Опрос

Удовлетворены ли Вы качеством предоставления услуг в области архивного дела?

Актуально

 

Единый день приема граждан председателем комитета – каждый второй четверг месяца с 14 до 18 часов.

Очередной день приема граждан состоится 11 мая 2017 года.

Справочные телефон/факс - (8652)37-09-54.

Web-архив
Федеральное архивное агентство
Портал Архивы России
Губернатор Ставропольского края
Портал органов государственной власти Ставропольского края
Портал государственных и муниципальных услуг
Портал государственных услуг Ставропольского края
Официальный интернет-портал правовой информации
Антитеррористическая комиссия Ставропольского края

Стандарты государственных услуг

КОМИТЕТ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

 

 

ПРИКАЗ

 

31.12.2009

№ 138

г. Ставрополь

 

Об утверждении стандартов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций государственными архивными учреждениями Ставропольского края

 

 

П Р И К А З Ы В А Ю:

 

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2010 года стандарты предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций государственными архивными учреждениями Ставропольского края согласно приложению.

 

2. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

 

 

 

Председатель комитета                                                                                                                                      В.Н.Васильев

 

 

Приложение к приказу

комитета Ставропольского

края по делам архивов

от 31.12.2009 № 138

 

 

 

 

 

 

Стандарт

предоставления государственной услуги

«Использование архивных документов в интересах государства,

общества и граждан в государственных архивных учреждениях

 Ставропольского края"

 

 

 

1.     Наименование государственной услуги

 

Использование архивных документов в интересах государства, общества и граждан в государственных архивных учреждениях  Ставропольского края, что включает в себя: исполнение запросов граждан и организаций; допуск к работе с документами в читальных залах архивов; проведение информационных мероприятий (радио-телепередач, конференций, выставок, лекций, экскурсий) (далее – государственная услуга).

 

2. Наименования организаций, предоставляющих государственную услугу

Государственную услугу «Использование архивных документов в интересах государства, общества и граждан в государственных архивных учреждениях Ставропольского края» оказывают:

         - государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (ГАУ «ГАСК»);

         - государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (ГАУ «ГАНИСК»)

(далее – государственные архивные учреждения).

 

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом государственной услуги является предоставление архивной информации получателям государственной услуги (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, радио-телепередача, конференция, выставка, лекция, экскурсия) или официальный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в документах архивных фондов государственных архивных учреждений.

 

4. Сроки предоставления государственной услуги

Срок исполнения письменных обращений граждан и организаций определяется в соответствии с дейст­вующим законодательством до 30 дней. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 ФЗ-59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», директора государственных архивных учреждений вправе продлить срок рассмотрения обращения не бо­лее чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения получателя государственной услуги.

 

Допуск к работе с документами в читальных залах государственных архивных учреждений производится в день обращения.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

Выдача описей, дел, документов и других материалов осуществляется в срок не более трех рабочих дней со дня оформления заказа.

Подготовка и проведение информационных мероприятий (радио-телепередач, конференций, выставок, лекций, экскурсий) в срок, указанный в договоре на оказание услуги.

 

5. Основания для предоставления государственной услуги

Основанием для получения государственной услуги является обращение получателя государственной услуги в государственные архивные учреждения.

          

6. Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги

При личном обращении за предоставлением архивной информации гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, документы, подтверждающие льготы получателя государственной услуги. От имени заявителя запрос о предоставлении государственной услуги может подать представитель при предъявлении следующих документов:

- для доверенных лиц - нотариально оформленная доверенность, паспорт;

- для супруга (супруги) - нотариально оформленная доверенность, свидетельство о браке и паспорт;

- для сына (дочери) - нотариально оформленная доверенность, свидетельство о рождении и паспорт.

 

Для допуска к работе с документами в читальных залах государственных архивных учреждений получатель государственной услуги предъявляет документ, удостоверяющий личность, письмо, направившей его организации или собственное заявление.

Для подготовки и проведения информационных мероприятий (радио-телепередач, конференций, выставок, лекций, экскурсий) представитель получателя государственной услуги предъявляет документ, удостоверяющий личность, письменное обращение заинтересованной организации. 

 

7. Основания для отказа или ограничения в оказании государственной услуги.

Отсутствие документов, указанных в разделе 6.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гра­жданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном об­ращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или со­вершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в госу­дарственный орган в соответствии с его компетенцией.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, спе­циалисты вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и пре­кращении переписки с гражданином по данному вопросу о данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае отсутствия в государственных архивных учреждениях соответствующих архивных документов, необходимых для подготовки информационного мероприятия, или их плохое физическое состояние.

Государственные архивные учреждения обеспечивают доступ получателям государственной услуги к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных, с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

Доступ получателей архивной информации к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам архивного фонда Ставропольского края, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения директоров государственных архивных учреждений.

 

8. Виды, размер и способы платы, взимаемой в соответствии с законодательством, при предоставлении государственной услуги

Плата от получателей государственной услуги взимается по безналичному расчету в соответствии с Номенклатурой платных работ и услуг, выполняемых (оказываемых) государственными архивными учреждениями:

- исполнение тематических запросов по определенной проблеме, теме, о событиях или факте;

- исполнение биографических и генеалогических запросов;

- тематическое выявление документов (печатных изданий);

- копирование документов на различных видах носителей;

- подготовка и проведение информационных мероприятий (с использованием документов на бумажной основе, кинофонофотодокументов).

Плата за посещение читальных залов государственных архивных учреждений и пользование документами не взимается.

Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые (оказываемые государственными архивными учреждениями прилагается.

Предоставление государственной услуги производится после оплаты данного вида услуг.

 

9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги – 15 минут.

 

10. Сроки регистрации запросов о предоставлении государственной услуги

Запросы о предоставлении государственной услуги подлежат регистрации в однодневный срок.

 

11. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения документов стендам с перечнем необходимых документов и образцами их заполнения государственных архивных учреждений, оказывающих государственную услугу.

Государственные архивные учреждения должны располагаться в местах, имеющих транспортную и пешеходную доступность.

Места ожидания непосредственного взаимодействия с должностным лицом в связи с оказанием государственной услуги должны соответствовать государственным санитарно-эпидемиологическим нормативам, предусмотренным для общественных помещений. В указанных местах должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей, обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения, а также соблюдены требования по освещенности и вентиляции, наличие необходимых условий для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага, образцы документов), а также для получения информации о государственной услуге.

Получателям государственной услуги должна быть предоставлена возможность копирования необходимых для получения государственной услуги документов в помещениях государственных архивных учреждений.

Помещения для приема получателей государственной услуги должны быть оборудованы информационными стендами. Информационные стенды должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения государственной услуги, в частности:

- административный регламент предоставления государственной услуги;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта государственных архивных учреждений;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении за получением государственной услуги;

- образцы заполнения бланков;

- образцы заявлений;

- другие информационные материалы, необходимые для получения государственной услуги.

 

12. Показатели доступности и качества государственной услуги.

Показателем доступности государственной услуги является количество обращений граждан и организаций за оказанием государственной услуги.

Показателями качества являются:

- степень удовлетворенности получателей государственной услуги;

- процент удовлетворительных запросов;

- процент пользователей читального зала государственного архивного учреждения, получивших документы для работы в установленные сроки.

- процент организаций, удовлетворенных проведенными государственными архивными учреждениями информационными мероприятиями.

 

13. Особенности предоставления государственной услуги в электронном виде.

Получатели государственной услуги могут обратиться в государственные архивные учреждения по электронным каналам связи.

Государственные архивные учреждения в трехдневный срок информируют заявителя по электронным каналам связи о получении запроса и принятии его к исполнению.

Государственные архивные учреждения направляют ответ заявителю по электронным каналам связи, если это не противоречит нормативным требованиям, установленным специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

 

Приложение к приказу

комитета Ставропольского

края по делам архивов

от 31.12.2009 № 138

 

 

 

 

 

 

Стандарт

исполнения государственной функции

«Комплектование документами Архивного фонда Ставропольского края

и другими архивными документами

государственных архивных учреждений

 Ставропольского края"

 

 

 

1. Наименование государственной функции

Комплектование документами Архивного фонда Ставропольского края и другими архивными документами государственных архивных учреждений Ставропольского края (далее – государственная функция).

 

2. Наименования организаций исполняющих государственную функцию:

Государственную функцию исполняют:

- государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (ГАУ «ГАСК»);

- государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (ГАУ «ГАНИСК»)

(далее - государственные архивные учреждения).

 

3. Результат исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является прием на постоянное хранение документов, отнесенных к Архивному фонду Ставропольского края и других архивных документов, подлежащих приему на хранение в государственные архивные учреждения, организаций и граждан - источников комплектования государственных архивных учреждений.

 

4. Сроки исполнения государственной функции

Документы Архивного фонда Ставропольского края  принимаются на хранение государственными архивными учреждениями от источников комплектования по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Ставропольского края могут быть продлены по просьбе источников комплектования государственных архивных учреждений при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у государственных архивных учреждений возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между государственными архивными учреждениями и собственником или владельцем указанных документов.

Прием документов Архивного фонда Ставропольского края от источников комплектования осуществляется государственными архивными учреждениями Ставропольского края  в соответствии с планом-графиком, который утверждается директорами государственных архивных учреждений по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Ставропольского края, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей государственные архивные учреждения могут осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Ставропольского края, а также временное хранение архивных документов на основе договора.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Ставропольского края  до их передачи на постоянное хранение;

 - для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Ставропольского края документов органов государственной власти, иных государственных органов и организаций Ставропольского края - 10 лет;

 - для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Ставропольского края отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

 

5. Основания для исполнения государственной функции

- обращение организации (гражданина) о приеме документов в государственные архивные учреждения;

- документ, удостоверяющий личность.

 

6. Основания для отказа от исполнения государственной функции

- исключение организации из списков источников комплектования государственных архивных учреждений в том случае, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы архивного фонда Ставропольского края;

-отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с государственными архивными учреждениями (расторжение договора);

- отсутствие свободных площадей в государственных архивных учреждениях для осуществления приема документов;

- отсутствие организации в списках источников комплектования.

 

7. Виды, размер и способы платы, взимаемой в соответствии с законодательством, при исполнении государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется безвозмездно, за исключением случаев приема документов Архивного фонда Ставропольского края в государственные архивные учреждения до истечения сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

Плата взимается по безналичному расчету.

Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые (оказываемые) государственными архивными учреждениями прилагается.

 

8. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения – 15 минут.

 

9. Сроки регистрации обращений на включение в списки источников комплектования государственных архивных учреждений

Регистрация обращений на включение в списки источников комплектования государственных архивных учреждений осуществляется в однодневный срок.

 

10. Требования к зданиям и помещениям государственных архивных учреждений, исполняющих государственную функцию

Государственные архивные учреждения размещается в специально построенных или приспособленных для хранения архивных документов зданиях или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения государственных архивных учреждений определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

 

11. Показатели доступности и качества государственной функции государственных архивных учреждений

Данная государственная функция является доступной только для организаций (граждан), включенных в списки источников комплектования государственных архивных учреждений.

Государственные органы Ставропольского края включаются в списки источников комплектования государственных архивных учреждений в обязательном порядке.

Источниками комплектования государственных архивных учреждений выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Ставропольского края.

Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основе договора.

Показателем качества является:

- доля принятых документов в государственные архивные учреждения от общего объема документов, подлежащих приему по истечению установленных сроков их временного хранения в организациях – источниках комплектования государственных архивных учреждений;

- степень удовлетворенности получателей государственной функции.

 

12. Возможность использования электронных каналов связи при исполнении государственной функции

Организации (граждане) могут направить в государственные архивные учреждения обращения о включении в списки источников комплектования по каналам электронной почты.

Государственные архивные учреждения направляют по каналам электронной почты разъяснительную информацию об исполнении государственной функции.

 

Приложение к приказу

комитета Ставропольского

края по делам архивов

от 31.12.2009 № 138

 

 

 

 

 

 

Стандарт

осуществления государственной функции

«Прием документов Архивного фонда Ставропольского края

и других архивных документов на хранение

в государственные архивные учреждения Ставропольского края»

 

 

 

Стандарт устанавливает требования, обеспечивающие необходимый уровень качества осуществления государственной функции.

 

1. Наименование государственной функции

Прием документов Архивного фонда Ставропольского края и других архивных документов на хранение в государственные архивные учреждения Ставропольского края.

Функция осуществляется по результатам проведения анализа сроков временного хранения документов государственных органов и организаций, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Ставропольского края, и других архивных документов подлежащих приему на постоянное хранение на основании ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

 

2. Наименование организаций, исполняющих государственную функцию

Государственную функцию исполняют:

- государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (ГАУ «ГАСК»);

- государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (ГАУ «ГАНИСК») (далее – государственные архивные учреждения).

 

3. Результат исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является прием документов Архивного фонда Ставропольского края и других архивных документов на хранение в государственные архивные учреждения.

 

4. Сроки и условия исполнения государственной функции

Время подготовки ответа на обращение представителя организации-источника комплектования, юридического, физического лица   не должно превышать 5 рабочих дней.

Максимальный срок исполнения государственной функции по приему не должен превышать 30 рабочих дней со дня обращения.

Прием документов Архивного фонда Ставропольского края и других архивных документов в государственные архивы от организаций-источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком. План-график приема документов в государственные архивные учреждения составляется на очередной календарный год по результатам анализа паспортизации архивов организаций-источников комплектования. В план включаются организации:

- сроки временного хранения документов которых истекли;

- в которых выявлены нарушения условий хранения и, как следствие, возникает угроза сохранности документов Архивного фонда Ставропольского края.

План-график приема документов в государственные архивные учреждения составляется в октябре месяце года, предшествующему планируемому. План-график утверждается руководителем государственного архивного учреждения по согласованию с организациями-источниками комплектования.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Ставропольского края осуществляется в случае ликвидации организации-источника комплектования.

Архивные документы принимаются в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

        

5. Основания для исполнения государственной функции

Основанием для осуществления государственной функции по приему документов является письменное обращение:

- представителя организации-источника комплектования с обязательным указанием количества дел, подлежащих приему, хронологических границ документов, наличия полного комплекта (3 экз.) описей дел, в т.ч. в электронном формате по истечении срока временного хранения документов Архивного фонда Ставропольского края и/или при нарушении условий хранения и возникновении угрозы утраты документов;

- физического лица, являющегося гражданином Российской Федерации и проживающего на территории Ставропольского края, внесшего весомый вклад в развитие культуры, науки и других областей деятельности.

 

6. Основания для отказа от исполнения государственной функции

Основанием для отказа в осуществлении государственной функции является:

- отсутствие утвержденных описей документов;

- нарушение нормативных требований формирования дел;

- неполный комплект описей;

- отсутствие объяснительной записки за подписью руководителя организации с гербовой печатью и акта о необнаружении документов, пути поиска которых исчерпаны (при утрате документов);

- не истечение временного срока хранения документов в организации;

- отсутствие организации в списках источников комплектования государственных архивных учреждений.

Отказ в осуществлении государственной функции по иным основаниям не допускается.      

 

7. Виды, размер и способы платы, взимаемой в соответствии с законодательством, при исполнении государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется на безвозмездной основе.

 

8. Сроки регистрации обращений об исполнении государственной функции

Регистрация обращений на включение в график приема документов на хранение в государственные архивные учреждения Ставропольского края осуществляется в однодневный срок.

 

9. Требования к зданиям и помещениям государственных архивных учреждений, исполняющих государственную функцию

 

Центральный вход в здание государственного архива должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования организации и режима работы; вход и выход из помещения - соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток. В архиве должно быть оборудовано специальное место для разгрузки документов. Комната приема должна быть оборудована информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета.

Рабочее место должно соответствовать санитарным правилам и нормам, должно быть оснащено необходимыми материалами (коробки или крафт-бумага для картонирования, штампы, ручки, карандаши, формы бланков актов приема-передачи дел). При организации приёма документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости. В помещениях должны быть места, оборудованные стульями.

 

10. Показатели качества осуществления государственной функции

Плановые значения показателя на календарный год утверждаются в государственном задании.

Основным показателем оценки качества осуществления государственной функции является выполнение плановых показателей по приему документов на постоянное хранение в государственный архив за отчетный период.

Единицей измерения показателя оценки качества осуществления государственной функции является единица хранения и % выполнения планового задания.

Источником информации для проведения необходимых расчетов является отчет государственного архива.

 

11. Возможность использования электронных каналов связи при исполнении государственной функции

Юридические и физические лица могут направить обращения о приеме документов на хранение в государственные архивные учреждения по каналам электронной почты.

Государственные архивные учреждения направляют по каналам электронной почты разъяснительную информацию об исполнении государственной функции.

 

Приложение к приказу

комитета Ставропольского

края по делам архивов

от 31.12.2009 № 138

 

 

 

 

 

 

Стандарт

осуществления государственной функции

«Хранение документов Архивного фонда Ставропольского края

и других архивных документов, образующихся в процессе деятельности

организаций-источников комплектования, граждан-держателей личных фондов, в государственных архивных учреждениях Ставропольского края»

 

 

 

Стандарт устанавливает требования, обеспечивающие необходимый уровень качества осуществления государственной функции.

 

1. Наименование государственной функции

Хранение документов Архивного фонда Ставропольского края и других архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций-источников комплектования, граждан-держателей личных фондов, в государственных архивных учреждениях Ставропольского края (далее – государственная функция).

 

2. Наименование организаций, исполняющих государственную функцию

Государственную функцию исполняют:

- государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (ГАУ «ГАСК»);

- государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (ГАУ «ГАНИСК») (далее – государственные архивные учреждения).

 

3. Результат осуществления государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является организация хранения документов путем создания нормативных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии используя специальные средства хранения, физико-химическую и техническую обработку архивных документов.

 

4. Сроки исполнения государственной функции

Хранение документов Архивного фонда Ставропольского края и других архивных документов в государственных архивных учреждениях Ставропольского края осуществляется в соответствии со сроками, установленными нормативными правовыми актами:

- документов Архивного фонда Российской Федерации – постоянно (бессрочно);

- других архивных документов – временно до их уничтожения или отнесения к составу Архивного фонда Ставропольского края.

Исполнение государственной функции начинается с момента подписания акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственные архивные учреждения Ставропольского края.

        

5. Основания для исполнения государственной функции

Основанием для исполнения государственной функции является письменное обращение представителя учреждения, организации, предприятия, граждан, акт приема-передачи документов на хранение, оформленный в установленном порядке и составленный в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.  

 

6. Основания для отказа от исполнения государственной функции

Основанием для отказа от исполнения государственной функции является:

- предельная загруженность архивохранилищ государственного архива;

- чрезвычайные ситуации, при которых невозможно выполнение архивом функции в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и создается угроза сохранности архивных документов.

Отказ в осуществлении государственной функции по иным основаниям не допускается.

 

7. Виды, размер и способы платы, взимаемой в соответствии с законодательством, при исполнении государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется на безвозмездной основе.

 

8. Сроки регистрации обращений об исполнении государственной функции

Регистрация обращений о передаче документов на хранение в государственные архивные учреждения осуществляется в однодневный срок.

 

9. Требования к зданиям и помещениям государственных архивных учреждений, исполняющих государственную функцию

 

Государственные архивные учреждения размещаются в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленного от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, установленного для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

В архиве должны быть оборудованы и оснащены специальными средствами и материалами следующие помещения:

- архивохранилища;

- рабочие помещения работников архива;

- помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

- помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

- помещения для копирования архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования и т.п.);

- помещения для хранения учетных документов.

 

10. Показатели качества осуществления государственной функции

Плановые значения показателей на календарный год утверждаются в государственном задании.

Основными показателями оценки качества осуществления государственной функции являются:

- доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях.

Данный показатель рассчитывается по формуле: объем документов архива, хранящихся в нормативных условиях в ед.хр. /к суммарному объему документов, хранящихся в архиве в ед.хр. Единица измерения показателя – %.

Источником информации для проведения необходимых расчетов является отчет о выполнении государственного задания.

- доля отреставрированных документов и прошедших специальную обработку от общего объема документов, подлежащих реставрации. Данный показатель рассчитывается по формуле: объем документов архива, отреставрированных в отчетном периоде в ед.хр. /к суммарному объему документов, нуждающихся в реставрации в ед.хр. Единица измерения показателя – %.

Источником информации для проведения необходимых расчетов является отчет государственного архива.

 

11. Возможность использования электронных каналов связи при исполнении государственной функции

Юридические и физические лица могут направить обращения о приеме документов на хранение в государственные архивные учреждения по каналам электронной почты.

Государственные архивные учреждения направляют по каналам электронной почты разъяснительную информацию об исполнении государственной функции.

 

Приложение к приказу

комитета Ставропольского

края по делам архивов

от 31.12.2009 № 138

 

 

 

 

 

 

Стандарт

исполнения государственной функции

«Учет документов Архивного фонда Ставропольского края 

 и другими архивными документами

государственных архивных учреждений

 Ставропольского края"

 

 

1. Наименование государственной функции

Учет документов Архивного фонда Ставропольского края и другими архивными документами государственных архивных учреждений Ставропольского края (далее – государственная функция).

 

2. Наименования организаций исполняющих государственную функцию:

Государственную функцию исполняют:

- государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (ГАУ «ГАСК»);

- государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (ГАУ «ГАНИСК»)

(далее - государственные архивные учреждения).

 

3. Результат исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является организационная упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

 

4. Сроки исполнения государственной функции

Документы Архивного фонда Ставропольского края подлежат учету в течение трёх дней с момента их приёма на государственно хранение

 

5. Основания для исполнения государственной функции

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

акта приема-передачи документов на хранение;

акта приема на хранение документов личного происхождения.

Учету подлежат:

- хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

- документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Информационная поддержка учета в архиве обеспечивается учетными базами данных и включает в себя ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя по локальной сети.

 

6. Основания для отказа от исполнения государственной функции

Отказ в приеме документов на государственное хранение.

 

7. Виды, размер и способы платы, взимаемой в соответствии с законодательством, при исполнении государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется безвозмездно.

 

8. Требования к зданиям и помещениям государственных архивных учреждений, исполняющих государственную функцию

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище и (или) в рабочем помещении работников архивохранилища.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или специально изолированной зоне архивохранилища, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже, в шкафу каждого из архивохранилищ и (или) в изолированном помещении ответственного за учет документов архива.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

 

9. Показатели доступности и качества государственной функции государственных архивных учреждений

Данная государственная функция является доступной для организаций (граждан) в случае передачи документов на хранение в государственные архивные учреждения.

Критериями качества является соблюдение нормативных требований по учету документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

 

10. Возможность использования электронных каналов связи при исполнении государственной функции

Электронные каналы связи при исполнении данной государственной функции не используются.

 

 

  • Интернет приемная
  • Телефон доверия
  • alt
  • Твоя родословная
  • Памятные даты

Информация