Среднесрочный план реализации мероприятий Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 2010-2012 годы

Среднесрочный план

по реализации Стратегии развития архивного дела в

Ставропольском крае на 2010-2012 годы

 Среднесрочный план определяет цели и приоритетные задачи архивной службы Ставропольского края по реализации в 2010-2012 годах Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 2009-2020 годы (далее – Стратегия); индикаторы целей (соответствуют показателям отраслевой статистической отчетности); основной комплекс мероприятий и ожидаемые к концу среднесрочного периода результаты, а также необходимые для этого объемы финансирования (таблицы 1-3).

План разработан комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее – комитет) на основе анализа выполнения в 2009 году Стратегии и современного состояния архивной службы Ставропольского края, а также с учетом положений Бюджетного послания Президента Российской Федерации, Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, Стратегии социально-экономического развития Ставропольского края на период до 2020 года, основных показателей деятельности Федерального архивного агентства, Закона Ставропольского края «О бюджете Ставропольского края на очередной финансовый год и плановый период»; прогноза социально-экономического развития Ставропольского края на очередной финансовый год и плановый период; методических рекомендаций по разработке среднесрочных планов по реализации отраслевых стратегий.

При этом уточнение целей, задач и основных мероприятий архивной службы Ставропольского края (далее – архивная служба) на среднесрочный период базируется на возрастании социальной значимости архивов, выполняющих жизненно важные для граждан и государства функции сохранения документальной памяти, противодействия попыткам искажения и фальсификации истории, пополнения информационных ресурсов и предоставления широкого спектра услуг для реализации конституционных прав граждан.

В целом, достигнутые в 2009 году государственными архивными учреждениями Ставропольского края (далее – архивы) плановые показатели реализации Стратегии позволили обеспечить сохранение лидирующих позиций в Южном федеральном округе и Российской Федерации по ведущим направлениям архивной деятельности; повышение качества предоставления информационных услуг в режиме «одного окна» - удовлетворенность пользователей оказанными услугами составила 99%.

Вместе с тем, в связи с сокращением объемов финансирования обострились проблемы обеспечения сохранности архивных документов - из-за отсутствия свободных площадей в государственном архивном учреждении «Государственный архив Ставропольского края» (ГАУ «ГАСК») - в организациях увеличилось количество документов, находящихся сверх установленного срока (на 01 января 2010 года подлежит передаче в архив около 50 тыс. ед. хр.); отмечается также рост количества документов государственной собственности Ставропольского края в муниципальных архивах (на временном хранении находится свыше 367 тыс. ед. хр.).

Введение ограничений на оплату расходов по приобретению основных средств не позволило также реализовать в полном объеме мероприятия административной реформы - не приобретено техническое оборудование для создания Электронного архива Ставропольского края, страхового фонда особо ценных дел, а также реставрации архивных документов.

 

С учетом этого архивной службой на 2010-2012 годы определены стратегические цели:

1. Обеспечение инновационного развития архивного дела.

2. Повышение степени удовлетворенности граждан предоставляемыми услугами.

3. Сохранение и пополнение документального наследия народов Ставропольского края.

 

Для достижения данных целей планируется решение следующих задач:

1.1. Формирование интегрированной архивной инфраструктуры.

2.1. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.

2.2. Повышение качества оказываемых услуг.

3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов.

3.2. Оптимизация комплектования архивов.

 

Решение поставленных целей и задач достигается реализацией комплекса мероприятий:

 

Задача 1.1. Формирование интегрированной архивной инфраструктуры:

1.1.1. Информационное наполнение автоматизированных баз данных о составе и содержании архивных документов.

Для обеспечения оперативного поиска наиболее востребованных ретроспективных сведений в 2010-2012 годах продолжить работу по ведению автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам - пополнить информацией социально значимые тематические базы данных на 13,3 % (к концу 2012 года объем автоматизированного НСА составит 76,2 тыс. записей).

1.1.2. Ведение системы автоматизированного государственного уче-та документов Архивного фонда Ставропольского края.

В рамках совершенствования государственного учета архивных документов  внести в учетную базу данных «Архивный фонд» в планируемый период сведения о 8 % документов (155 тыс. ед. хр.) и 100 % фондов (8,9 тыс. фондов), хранящихся в архивах.

1.1.3. Техническое перевооружение архивов.

В целях формирования интегрированной архивной инфраструктуры в 2010-2012 годах осуществить техническое перевооружение архивов с применением ресурсосберегающих технологий, качественно изменяющих пути совершенствования отрасли.

В ходе внедрения межведомственного электронного документооборота приобрести и освоить техническое оборудование, внедрить отраслевое программное обеспечение (предоставляется Федеральным архивным агентством) для автоматизации процессов по ведущим направлениям архивной деятельности (описанию, учету и сохранности документов, научно-справочному аппарату и другим), что позволит приступить к созданию Электронного архива Ставропольского края.

На осуществление инновационных преобразований в области архивного дела и внедрение информационно-коммуникационных технологий на первом этапе реализации Стратегии необходимо дополнительное финансирование в размере 39,1 млн. руб.

 

Задача 2.1. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации:

2.1.1. Перевод на электронные носители наиболее востребованных пользователями архивных документов.

Для обеспечения расширения доступа к архивной информации в 2010-2012 годах провести работу по оцифровке особо ценных и наиболее востребованных архивных документов - перевести на электронные носители            0,3 % документов, хранящихся в архивах (к концу 2012 года данный индикатор составит 17,5 тыс. ед. хр.).

Одновременно в 2011 году планируется возобновить страховое копирование архивных документов. Для этого необходимо приобрести, установить и осуществить наладку специального оборудования. В среднесрочный период изготовить страховые копии 146 ед. хр. (в 2012 году объем страхового фонда составит 7,3 тыс. ед. хр.).

2.1.2. Предоставление пользователям архивной информации с использованием сети Интернет. 

На основе применения современных электронных технологий в рамках формирования «электронного правительства» осуществить комплекс мер по обеспечению оказания гражданам наиболее востребованных услуг в электронном виде по этапам:

1 этап - до 1 декабря 2010 года – разместить информацию об услугах в Сводном реестре государственных и муниципальных услуг и на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

2 этап - до 1 января 2011 года – разместить на Едином портале государственных и муниципальных услуг формы заявлений и иные документы, необходимые для получения соответствующих услуг, и обеспечить доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде;

3 этап – до 1 июля 2012 года – обеспечить возможность для заявителей в целях получения услуги представлять документы в электронном виде с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг;

4 этап – до 31 декабря 2012 года – обеспечить возможность для заявителей осуществлять с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг мониторинг хода предоставления услуг.

Для повышения оперативности и удобства предоставления услуг в  2011 году также будут созданы:

автоматизированные рабочие места пользователей в читальных залах архивов, позволяющие получить доступ к автоматизированным базам данных, цифровым копиям архивных документов, в том числе посредством удаленного доступа;

специализированные сайты архивов в сети Интернет, способствующие развитию интерактивного взаимодействия с населением, в том числе предоставлению услуг в электронном виде.

Одновременно в рамках реализации Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» для расширения открытости деятельности своевременно актуализировать и пополнять информацию, размещаемую на официальном сайте комитета. 

В целом, на выполнение задачи требуется финансирование в размере 43,45 млн. руб. (в том числе выделение дополнительных средств - 28,45 млн. руб.)

 

Задача 2.2. Повышение качества оказываемых услуг:

2.2.1. Улучшение условий приема граждан.

В целях повышения степени удовлетворенности потребителей в получении архивных сведений обеспечить дополнительные комфортные условия, для чего в 2010-2012 годах осуществить комплекс мер:

модернизировать места приема граждан и их оборудование;

улучшить организацию телефонного взаимодействия с получателями услуг;

актуализировать сведения на информационных стендах, размещенных в помещениях для приема граждан; 

создать пункты подключения к сети Интернет;

предоставить возможность работы пользователей с автоматизированными базами данных о составе и содержании архивных документов, а также электронными образами особо ценных документов.  

2.2.2. Проведение мониторинга общественного мнения по предоставлению гражданам архивной информации.

Для совершенствования информационной деятельности архивов и оперативного реагирования на предложения пользователей продолжить изучение общественного мнения о качестве предоставляемых услуг. По итогам независимого опроса Центром социологических исследований Ставропольского государственного университета определить эффективность и приоритетные направления улучшения работы архивной службы.

2.2.3. Внедрение административного регламента по рассмотрению обращений граждан.

Реализация данного мероприятия позволит обеспечить прозрачность деятельности комитета перед обществом, оптимизировать процесс и сократить сроки оказания услуги, повысить степень удовлетворенности граждан.  

Обеспечить в ходе внедрения в 2010 году административного регламента предоставление услуг в режиме «одного окна» и добиться увеличения количества положительных ответов не менее чем на 2 % и сокращения сроков исполнения запросов граждан не менее чем на 7 % (не превысит 20 дней).  

На реализацию планируемых мероприятий по данной задаче необходимо финансирование в размере 12,4 млн. руб. 

 

Задача 3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов:

3.1.1. Строительство зданий и/или приобретение помещений для архивов.

В связи с предельной загруженностью и прекращением планового комплектования ГАУ «ГАСК» требуется расширение его площадей не менее чем на 5 тыс. кв. метров для размещения 1,2 млн. ед. хр.

Для чего в среднесрочный период необходимо:

1 этап – 2011 год – обеспечить проведение проектно-изыскательских работ и подготовку проектно-сметной документации (14 млн. руб.);

2 этап – 2012 год – приступить к строительству здания (пристройки). 

Во исполнение поручения Губернатора Ставропольского края осуществить также комплекс мероприятий по созданию государственного архивного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Ставропольского края» на базе ведомственных архивов министерств сельского хозяйства, здравоохранения и образования Ставропольского края:

1 этап - 2010-2011 годы – приобрести помещения, оснастить их специальным оборудованием и создать нормативные условия хранения архивных документов (необходимо 58,5 млн. руб.);

2 этап - 2012 год – создать архив и ввести в эксплуатацию соответствующие помещения - на содержание архива потребуется 7,5 млн. руб.

3.1.2. Укрепление пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивов.

В соответствии с требованиями «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» необходимо в 2010-2012 годах осуществить выполнение предписаний органов госпожнадзора, а также реализовать мероприятия по укреплению материально-технической базы архивов.

В планируемый период требуется установка в ГАУ «ГАСК» современных систем климатического контроля для поддержания в архивохранилищах оптимального температурно-влажностного режима, модернизация средств охранно-пожарной сигнализации и систем видеонаблюдения.

 

3.1.3. Улучшение физического состояния архивных документов.

В целях поддержания архивных фондов в физическом состоянии, обеспечивающем их постоянное (вечное) хранение, а также исклю­чения ут­раты продолжить в 2010-2012 годах работу по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов - обеспечить реставрацию и специальную обработку 11 % архивных документов, нуждающихся в улучшении физического состояния (в целом количество документов, прошедших в среднесрочный период специальную обработку, составит 21 тыс. ед. хр.).

Для выполнения задачи по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов требуется 122,5 млн. руб., в том числе на приобретение (строительство) зданий 80,0 млн. руб.

 

Задача 3.2. Оптимизация комплектования архивов:

3.2.1. Работа с организациями – источниками комплектования.

Для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края в 2010-2012 годах предусматривается уточнение списков организаций - источ­ников комплекто­вания архивов в со­ответствии с федеральным и краевым законодательством в области архивного дела.

Продолжится работа по развитию межведомственного взаимодействия, повышению качества методической и практической помощи организациям в ведении делопроизводства и внедрении электронного документооборота; подготовке и осуществлению приема из организаций документов, хранящихся в них сверх установленного срока.

В целях сохранения и предотвращения утраты документов в источниках комплектования повысится внимание организации своевременного упорядочения документов. При этом в 2010-2012 годах планируется обеспечить подготовку к передаче на хранение в архивы 11 175 ед. хр.

Вместе с тем, в связи с отсутствием свободных площадей в ГАУ «ГАСК» количество принятых документов сократится до 4,2 тыс. ед. хр. в год. 

3.2.2. Разработка и внедрение административного регламента предоставления государственной услуги по утверждению описей документов постоянного хранения и согласованию описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Реализация данного мероприятия позволит обеспечить оптимизацию процесса и сроков оказания услуги, улучшить деятельность экспертно-прове-рочной комиссии комитета, а также будет способствовать совер­шен­ствова­нию отбора на архивное хране­ние до­кументов (в том числе на электронных носителях) на основе изучения их содержания, видового состава и повторяемости информации.

В целом, на проведение указанных мероприятий в рамках текущего финансирования предусматривается 9,8 млн. руб.    

          

Ресурсное обеспечение плана реализации Стратегии базируется на совершенст­вовании организации финансирования, управления и кадрового потенциала архивной службы Ставропольского края.

При этом финансирование архивов преду­сматривается в соответствии с объемами и качеством оказываемых услуг. По предварительным расчетам на достижение указанных целей и задач в 2010-2012 годах потребуется         158,65 млн. руб., в том числе целевое финансирование в размере 100,8 млн. руб. Кроме того, для приобретения или строительства архивных зданий необходимо 80,0 млн. руб. 

В ходе выполнения среднесрочного плана обеспечить высокий уровень исполнения бюджета, целевое и рациональное расходование выделяемых средств, а также экономное и эффективное использование финансовых и материальных ресурсов.

Наряду с этим продолжится проведение мероприятий, направленных на укрепление организационно-экономических и правовых механизмов развития предпринимательской деятельности. В этих целях планируется:

совершенствование методики расчета стоимости (установление тари­фов) на оказываемые услуги;

развитие платных услуг на основе мониторинга и внедрения рекламных продуктов.

В среднесрочный период ожидается получение дохода от оказания платных услуг в размере 11,2 млн. руб.

В рамках развития системы управления потребуется совершенствование нормативно-правовой базы деятельности архивов, осуществление единой инновационной политики и реализация мер социальной поддержки архивных работников.

Для повышения кадрового потенциала архивной службы в 2010-         2012 годах повысится внимание внедрению новых кадровых технологий, обновлению  кадрового резерва; переподготовке, обучению и повышению квалификации специалистов, изучению и использованию передового опыта архивов Российской Федерации по ведущим направлениям деятельности.

 

В целом, осуществление в 2010-2012 годах указанного комплекса мероприятий по реализации Стратегии (при условии их своевременного и полного финансирования) позволит обес­печить инновационное развитие архивного дела в Ставропольском крае, модернизацию материально-технической базы и техническое перевооружение архивов, совершенствование системы государственного управления в области архивного дела на территории Ставропольского края и внедрение современных технологических процессов предоставления ретроспективной информации, гарантирующей реализацию конституционных прав граждан.

 

 

Председатель комитета

Ставропольского края

по делам архивов                                                                                В.Н.Васильев

 

 

 

Таблица 1

Цели, задачи и целевые индикаторы плана по реализации Стратегии развития архивного дела в

Ставропольском крае на 2010-2012 годы

 

№ п/п	Цели, задачи и целевые индикаторы плана	Наименование индикатора	Единицы измерения	2009 год (базовый)	2010 год	2011 год	2012 год
1	2	3	4	5	6	7	8
Цели плана по отраслевой стратегии
1	Цель 1. Обеспечение инновационного развития архивного дела
2	Цель 2. Повышение степени удовлетворенности граждан предоставляемыми услугами
3	Цель 3. Сохранение и пополнение документального наследия народов Ставропольского края
Задачи плана по реализации отраслевой стратегии
4	Цель 1. Обеспечение инновационного развития архивного дела
5	Задача 1.1. Формирование интегрированной архивной инфраструктуры	ведение автоматизированного научно-справочного аппарата количество включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Ставропольского края: - документов - фондов	запись         ед. хр. фонд	67242           20232 4673	70250         50000 6770	73150          110000 8870	76200           155000 8900
6	Цель 2. Повышение степени удовлетворенности граждан предоставляемыми услугами
7	Задача 2.1. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации	количество пользователей архивной информации	пользов.	8057	8340	8660	8980
8		количество документов, переведенных на электронные носители  объем архивных документов, имеющих страховые копии	ед. хр.       ед. хр.	17056       7134	17236       7134	17386       7180	17536       7280
9	Задача 2.2. Повышение качества оказываемых услуг	количество исполненых запросов граждан	запрос	5950	6090	6230	6370
10	Цель 3. Сохранение и пополнение документального наследия народов Ставропольского края
11	Задача 3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов	объем документов, находящихся в нормативных условиях объем отреставрированных и прошедших специальную обработку документов	ед. хр.   ед. хр.	1593077   10589	1725077    14090	1828577    17590	1935077   21000
12	Задача 3.2. Оптимизация комплектования архивов	объем принятых в архивы документов объем документов, подготовленных организациями к передаче в архивы	ед. хр.     ед. хр.	5203     3248	4250     3320	4250     3725	4250     4130

 

 

 

Председатель комитета

Ставропольского края

по делам архивов                                                                                                            В.Н.Васильев

 

 

 

Таблица 2

Мероприятия плана по реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 2010-2012 годы

 

№ п/п	Цели, задачи и мероприятия	Ответственный исполнитель	Начало реализации	Окончание реализации	Ожидаемые результаты в год внедрения
1	2	3	4	5	6
1	Цель 1. Обеспечение инновационного развития архивного дела
2	Задача 1.1. Формирование интегрированной архивной инфраструктуры
3	1.1.1. Информационное на-полнение автоматизированных баз данных о составе и содержании архивных документов	отдел организационно-методического руководства и контроля в области архивного дела комитета Ставропольского края по делам архивов (далее – комитет) ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК»	2010	2012	Пополнить информацией автоматизированный научно-справочный аппарат (социально значимые тематические базы данных) на 13,3 %
4	1.1.2. Ведение системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Ставропольского края	отдел организационно-мето-дического руководства и контроля в области архивного дела комитета ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК»	2010	2012	Ввести в учетную базу данных «Архивный фонд» сведения о 8 % документов и 100 % фондов, хранящихся в архивах
5	1.1.3. Техническое перевооружение архивов	финансово-хозяйственный отдел комитета ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК»	2010	2012	Пополнить и модернизировать компьютерный парк архивной службы Ставропольского края; внедрить необходимое программное обеспечение; приступить к формированию Электронного архива Ставропольского края
6	Цель 2. Повышение степени удовлетворенности граждан предоставляемыми услугами
7	Задача 2.1. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации
8	2.1.1. Перевод на электронные носители наиболее востребованных пользователями архивных документов	отдел организационно-мето-дического руководства и контроля в области архивного дела комитета	2010	2012	Перевести в электронную форму 0,3 % документов, хранящихся в архивах; создать страховой фонд на 18 % особо ценных документов Архивного фонда Ставропольского края
9	2.1.2. Предоставление  пользователям архивной информации с использованием сети Интернет	отдел организационно-методического руководства и контроля в области архивного дела комитета ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК»	2010	2012	Оказывать в электронном виде наиболее востребованные услуги: - предоставление архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан, в том числе о местонахождении документов; - исполнение тематических запросов государственных и муниципальных органов, связанных с исполнением ими своих функций; - исполнение генеалогических и биографических запросов граждан и организаций
10	Задача 2.2. Повышение качества оказываемых услуг
11	2.2.1. Улучшение условий приема граждан	финансово-хозяйственный отдел комитета  ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК»	2010	2012	Создать комфортные условия приема граждан
12	2.2.2. Проведение мониторинга общественного мнения по предоставлению гражданам архивной информации	отдел организационно-методического руководства и контроля в области архивного дела комитета	2010	2012	Обеспечить ежегодный независимый опрос пользователей, по итогам которого реализовать меры по повышению эффективности и качества информационной работы
13	2.2.3. Внедрение административного регламента по рассмотрению обращений граждан	отдел организационно-методического руководства и контроля в области архивного дела комитета	2010	-	Совершенствовать работу по рассмотрению обращений граждан; повысить качество пре­доставления услуг в режиме «одного окна»; увеличить количество положительных ответов на запросы не менее чем на 2 % и сократить сроки исполнения запросов не менее чем на 7 %
14	Цель 3. Сохранение и пополнение документального наследия народов Ставропольского края
15	Задача 3.1. Обеспечение нормативных условий хра-нения архивных документов
16	3.1.1. Строительство зданий и/или приобретение помещений для архивов	финансово-хозяйственный отдел комитета	2010	2012	Приступить к строительству здания для расширения площадей ГАУ «ГАСК»; обеспечить выделение помещений для государственного архивного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Ставропольского края»
17	3.1.2. Укрепление пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивов	финансово-хозяйственный отдел комитета ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК»	2010	2012	Повысить противопожарную безопасность и антитеррористическую защищенность архивов
18	3.1.3. Улучшение физического состояния архивных документов	отдел организационно-методического руководства и контроля в области архивного дела комитета  ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК	2011	2012	Восстановить свойства и долговечность оригиналов 11 % архивных документов
19	Задача 3.2. Оптимизация комплектования архивов
20	3.2.1. Работа с организациями – источниками ком-плектования	отдел организационно-методического руководства и контроля в области архивного дела комитета ГАУ «ГАСК» ГАУ «ГАНИСК»	2010	2012	Уточнить и пополнить списки источников комплектования архивов; обеспечить развитие межведомственного взаимодействия; подготовить к передаче на архивное хранение 11 тыс. ед. хр.
21	3.2.2. Разработка и внедрение административного регламента предоставления государственной услуги по утверждению описей документов постоянного хранения и согласованию описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению	председатель экспертно-проверочной комиссии консультант-юрисконсульт комитета	2010	2011	Оптимизировать процесс и сроки оказания услуги, улучшить деятельность экспертно-проверочной комиссии комитета; совер­шен­ствовать отбор на архивное хране­ние до­кументов

 

 

 

Председатель комитета

Ставропольского края

по делам архивов                                                                                                            В.Н.Васильев