Отчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в Ставропольском крае в 2011 году

Отчет

о выполнении Основных направлений развития архивного дела

в Ставропольском крае в 2011 году

 

1. Государственное регулирование развития архивного дела

 

Архивными органами и учреждениями Ставропольского края в отчетный период реализован комплекс мероприятий по обеспечению дальнейшего развития архивного дела в крае и закреплению позитивных тенденций в деятельности архивной службы в соответствии с задачами, определенными Правительством Российской Федерации, Федеральным архивным агентством, Губернатором и Правительством Ставропольского края, Планом реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 2011-2015 годы.

В этих целях комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее – комитет) приняты дополнительные меры по повышению эффективности государственного управления в области архивного дела на территории Ставропольского края.

В рамках совершенствования нормативной правовой базы деятельности архивов проведен мониторинг правоприменения Закона Ставропольского края от 28 июля 2005 года № 35-кз «Об архивном деле в Ставропольском крае».

Завершено проведение организационных мероприятий, связанных с отнесением краевых государственных архивов к типу казенных в соответствии с Федеральным законом от 08 мая 2010 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» и постановлениями Правительства Ставропольского края от 17 ноября 2010 года № 376-п и 379-п. Внесены изменения в положение о комитете, утверждены Примерный устав государственного казенного архивного учреждения (далее – учреждение), Примерный трудовой договор с руководителем учреждения, Порядок составления, утверждения и ведения бюджетных смет; Порядок составления и утверждения отчета о результатах деятельности учреждений и об использовании закрепленного за ними имущества; Примерное положение о порядке выполнения (оказания) платных работ и услуг; административный регламент проведения проверок при осуществлении контроля за деятельностью подведомственных учреждений. Приказом комитета от 23 марта 2011 года № 45 установлены предельно допустимые значения просроченной кредиторской задолженности, превышение которых в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации влечет расторжение трудового договора с руководителем казенного учреждения по инициативе работодателя.

Продолжена работа по регламентации деятельности, в том числе разработан типовой административный регламент предоставления архивными отделами администраций муниципальных районов и городских округов Ставропольского края государственной услуги по информационному обеспечению граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Ставропольского края.

Для выработки единых подходов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края по совершенствованию архивного дела коллегией комитета в отчетный период рассмотрены:

итоги работы архивной службы края в 2010 году и основные направления деятельности в 2011 году;

задачи по модернизации архивного дела в Ставропольском крае и повышению качества предоставляемых услуг;

вопросы реализации Стратегии развития архивного дела в Северо-Кав-казском федеральном округе в 2011-2015 годах;

состояние работы с обращениями граждан и др.

В ходе выездных расширенных заседаний коллегии в городах Нефтекумске и Пятигорске изучен положительный опыт муниципальных архивов по развитию материально-технической базы и работе с организациями – источниками комплектования по обеспечению сохранности документов, образовавшихся в их деятельности. 

На краевых совещаниях архивных работников обсуждены вопросы:

автоматизации деятельности архивов в ходе внедрения межведомственной системы электронного документооборота;

совершенствования учета архивных документов в государственных и муниципальных архивах и др.

Осуществлены проверки архивных отделов администраций Георгиевского, Красногвардейского, Минераловодского, Новоселицкого, Степновского муниципальных районов и города Пятигорска по соблюдению требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закона Ставропольского края «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образова­ний в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставро­польского края по формированию, содержанию и использованию Ар­хивного фонда Ставропольского края». По итогам проверок выданы предписания, обеспечен контроль за их выполнением.

Проведено совместное заседание Научно-методиче­ских советов архив­ных учреж­дений Северо-Кавказского и Южного федеральных округов в мае 2011 года в городе Майкопе, на котором рассмотрены актуальные проблемы орга­низации комплектования ар­хивных учреждений докумен­тами Архивного фонда Россий­ской Федерации и другими ар­хивными документами; совещание-семинар «Состояние и перспективы раз­вития научно-справочного ап­парата к документам государ­ственных и муниципальных архивов» и заседание «круглого стола» по акту­альным проблемам реализации Стратегии развития информа­ционного общества в Россий­ской Федерации.

Утверждена Стратегия развития архивного дела в Северо-Кавказском федеральном округе на 2011-2015 годы, направленная на обеспечение качественно нового уровня развития архивного дела в округе на основе внедрения новейших информационно-коммуникационных технологий, автоматизации основных направлений архивной деятельности, обмена передовым опытом и развития взаимодействия архивных органов и учреждений. Проведение мониторинга реализации Стратегии планируется с 2012 года. 

 

2. Обеспечение сохранности и государственный учет

документов Архивного фонда Российской Федерации

 

В целях создания оптимальных условий хранения документов в отчетный период приняты дополнительные меры по укреплению и модернизации материально-технической базы архивов.

В государственном архиве Ставропольского края проведен ремонт системы водоотведения и канализации в связи с аварийным состоянием (финансирование обеспечено за счет перераспределения бюджетных ассигнований между комитетом и архивом).

Усилена антитеррористическая защищенность государственного архива новейшей истории Ставропольского края – завершена модернизация системы видеонаблюдения по периметру здания.

Улучшены условия хранения документальных фондов в 44% (15) муниципальных архивов:

расширены площади архивохранилищ в Нефтекумском районе на 77 кв. метров;

проведены ремонтные работы в 18% (6) архивов (Апанасенковский, Красногвардейский, Левокумский, Труновский, Нефтекумский районы и город Ессентуки);

модернизирована пожарная сигнализация в Георгиевском районе, в целом по краю оснащенность составляет 100%;

приобретено дополнительное специальное оборудование для хранения архивных документов в 18% (6) архивов (Благодарненский, Ипатовский, Кочубеевский, Нефтекумский, Новоалександровский, Петровский районы);

установлены дополнительные системы кондиционирования воздуха для поддержания оптимального температурно-влажностного режима в архивохранилищах в 15% (5) архивов (Александровский, Левокумский районы и города Георгиевск, Пятигорск, Ставрополь), в целом по краю оснащенность составляет 100%;

завершена замена деревянных и комбинированных стеллажей в муниципальных архивах (Минераловодский и Петровский районы, город Кисловодск), в результате металлическими стеллажами оснащено 100% архивов.

По итогам мониторинга со­стояние материально-технической базы архивных объектов в целом оценивается положительно. В отчетный период не возникало пожароопасных и других чрезвычайных ситуаций.

Для поддержания архивных фондов в физическом состоянии, обеспечивающем их вечное хранение, и исключения утраты продолжена работа по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов - улучшено физическое состояние 21 286 дел (в 2010 году – 20 048; увеличение на 6%), в том числе: реставрация – 2 329 дел, ремонт – 2 534 дел, переплет и подшивка – 16 423 дел.

 

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации,

организационно-методическое руководство архивами организаций

 

В целях повышения информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации экспертно-проверочной комиссией комитета утверждены описи на 21 753 дела управленческой документации (в 2010 году – 13 059, увеличение на 40%). В государственные и муниципальные архивы принято 33 717 единиц хранения (в 2010 году – 25 795, увеличение на 24%).

Анализ свидетельствует о сохранении тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией – в 2011 году составило 55% от общего объема поступивших в архивы документов. При этом в муниципальных архивах увеличилось количество документов муниципальной собственности на 2,6% и составило 57%. Одновременно в муниципальных архивах отмечается также тенденция увеличения количества документов государственной собственности Ставропольского края (в 2011 году на временном хранении находилось 365,5 тыс. дел).

В связи с приемом краевыми государственными архивами документов главным образом ликвидированных организаций и увеличением в источниках комплектования количества дел, находящихся сверх установленного срока, организована работа по подготовке их к передаче на хранение в архивы в 2012 году. Приняты дополнительные меры по предотвращению утраты документов в организациях, в том числе усилен контроль за упорядочением и проведением проверок наличия архивных документов.

Вопросы подготовки документов к передаче на хранение в архивы рассмотрены на выездном расширенном заседании экспертно-проверочной комиссии комитета в ноябре 2011 года в городе Пятигорске, в котором приняли участие руководители муниципальных архивов, учреждений и организаций – источников комплектования.   

В соответствии с соглашениями о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов власти и федеральными организациями, осуществляющими деятельность на территории Ставропольского края, оказана необходимая организационная и методическая помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства – на 01 января 2012 года действует 51 соглашение, в том числе 6 заключено в отчетный период (Следственное управление Следственного комитета Российской Федерации по Ставропольскому краю, Северо-Кавказское таможенное управление, Северо-Кавказская оперативная таможня, Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Северо-Кавказскому федеральному округу, Уп-равление Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю, Межрегиональное управление Федеральной службы по финансовому мониторингу по Северо-Кавказскому федеральному округу).  

В ходе введения электронного документооборота организовано внедрение «Рекомендаций по подготовке органами исполнительной власти Ставропольского края перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», утвержденных приказом комитета от 31 августа 2011 года № 130.

Продолжена работа по внедрению «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, и «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76; а также «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года № 558 и зарегистрированным Министерством юстиции России 8 сентября 2010 года № 18380.

 

4. Научная информация и использование документов

 

В приоритетном порядке осуществлены мероприятия по повышению эффективности информационного обеспечения граждан и организаций на основе архивных документов.

Государственными и муниципальными архивами исполнено 50 195 социально-правовых запросов (в 2010 году – 54 329) и 27 035 тематических запросов (в 2010 году – 35 983). Таким образом, сохраняется тенденция сокращения обращений в архивы: количество тематических запросов уменьшилось на 25%, социально-правовых – на 8%.

В тоже время отмечается значительный рост электронных обращений: рассмотрено 1 184 запроса (в 2010 году – 284, увеличение в 4 раза), а также рост посещаемости архивных сайтов: 39 608 посещений (в 2010 году – 27 386, увеличение на 31%).

Анализ свидетельствует о социальной востребованности архивной информации: в целом по краю 55% запросов составляют обращения о предоставлении сведений, необходимых для подтверждения пенсионных прав граждан (выданы архивные справки о стаже работы, размере заработной платы, награждении государственными и ведомственными наградами, переименовании и преобразованиях организаций, подтверждении льготных пенсий) и 35% обращений - об имущественных правах (архивные справки о выделении земельных участков и паев, предоставлении квартир и др.).

Во исполнение рекомендаций Федерального архивного агентства комитетом и краевыми государственными архивами, администрациями муниципальных районов и городских округов заключены соглашения с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю об информационном обмене и взаимодействии, в том числе в электронной форме по защищенным каналам связи. Приобретены соответствующее программное обеспечение и средства защиты информации с функциями электронной цифровой подписи, определены ViPNet-координаторы. Это способствовало увеличению количества запросов из пенсионных органов (в том числе во втором полугодии 2011 года архивами рассмотрено 470 электронных запросов), и сокращению личных обращений граждан в архивы.

В отчетный период сроки рассмотрения запросов в целом по краю сокращены до 17 дней (в 2010 году - 21 день), увеличилось количество положительных ответов на социально-правовые запросы до 92,7% (в 2010 году – 91,7%).  

Одновременно отмечается сокращение посещаемости читальных залов архивов: посетило 596 пользователей (в 2010 году - 736), выдано 14 047 дел (в 2010 году - 11 152). Тематика исследований: воссоздание истории семей и родов, «Миграция между городом и деревней в России в ХХ веке (на примере Ставропольского края): управление, приживаемость и стратегия преодоления последствий»; «Народонаселение Кубани и Ставрополья в ХХ веке: историко-демографическое исследование», «История 53-й кавалерийской дивизии» и др.

Научным советом комитета утвержден План подготовки сборников документов и архивных справочников в 2011-2015 годах, предусматривающий введение в научный оборот новых комплексов архивных документов.

С участием ученых Ставропольского государственного университета в 2011 году подготовлен и издан комитетом сборник документов «Голоса из провинции: жители Ставрополья в 1941-1964 годах» (объем – 44 печатных листа, тираж – 2 тыс. экз.), завершающий проект по публикации документов об истории повседневности и общественного сознания на Ставрополье в XX столетии.

Расширению источниковой базы исторических исследований способствовало также рассекречивание документов, созданных КПСС: сняты ограничения на использование 4 137 документов за 1933-1981 годы.

В целях развития патриотического самосознания и противодействия попыткам фальсификации истории в приоритетном порядке продолжена работа по информированию населения о наиболее значимых событиях в истории края: проведено 90 выставок, «уроков мужества», экскурсий (приняло участие 8 796 человек). Средствами массовой информации особо отмечены историко-документальные выставки, посвященные 170-летию со дня гибели М.Ю.Лермонтова, 105-летию Ставропольской ученой архивной комиссии, по истории казачества.

Наряду с этим проведено 22 радио и телепередачи, опубликовано 68 статей. Объективно отражают события прошлого на основе подлинных документов статьи в краевых газетах ко Дню края (цикл из 8 публикаций), к юбилейным и памятным датам: 150-летию отмены крепостного права в России, 70-летию со дня начала Великой Отечественной войны, 75-летию Ставропольского краевого театра кукол, 50-летию первого полета в космос и др. 

 

5. Информатизация и научно-справочный аппарат

 

В целях обеспечения модернизации архивного дела, повышения качества предоставляемых населению услуг и расширения доступа к архивным информационным ресурсам в приоритетном порядке продолжена реализация мероприятий по внедрению новейших информационных и телекоммуникационных технологий. 

Комитетом внедрен электронный документооборот. Сформирована современная информационная инфраструктура:

• компьютерный парк увеличился на 13 ПК и составляет 281 автоматизированное рабочее место (ПК имеет каждый специалист); 

• локальные вычислительные сети дополнительно созданы в 12 архивах и имеются в 36 архивах (100%); к сети Интернет подключено 36 архивов (100%);

• краевыми государственными архивами приобретены сканеры с высокой степенью разрешения и электронные хранилища информации (на эти цели Правительством Ставропольского края дополнительно выделено 5 млн. руб.).

В отчетный период перевыполнены показатели, предусмотренные «Планом мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Ставропольском крае на 2010 год и плановый период 2011-2012 годов»:

• количество фондов, введенных в базу данных «Архивный фонд», увеличилось на 22% (3 635) и составило 17 393 фонда - 100% от общего количества хранящихся фондов;

• в электронные описи внесено 152 192 единицы хранения (в сравнении с 2010 годом рост составил 39%) - в целом оцифрованы описи на 399 049 единиц хранения или 14%;

• в электронную форму переведено 6 952 единицы хранения (в сравнении с 2010 годом рост составил 7%) - в целом оцифровано 13 396 единиц хранения или 0,48% архивных документов.

Краевыми государственными архивами оцифрованы наиболее востребованные архивные документы конца XVIII - XX веков из фонда «Ставропольская духовная консистория», коллекции документов о ставропольцах – активных участниках исторических событий советской эпохи, а также фотодокументы, муниципальными архивами – постановления и распоряжения администраций.

Наряду с этим пополнены тематические базы данных, обеспечивающие оперативный поиск архивных сведений, - дополнительно введено 66 403 записи (увеличение на 11%) - в целом ведется 19 БД. 

 

Обеспечено развитие официальных сайтов комитета и краевых государственных архивов, а также страниц архивных отделов на сайтах администраций муниципальных районов и городских округов, что способствовало расширению открытости их деятельности.

 

6. Работа с кадрами

 

В соответствии с «Концепцией кадровой политики в Ставропольском крае на 2009-2011 годы», утвержденной распоряжением Губернатора Ставропольского края от 16 апреля 2009 года № 264-р, в отчетный период в приоритетном порядке реализованы дополнительные меры по повышению кадрового потенциала архивных органов и учреждений, совершенствованию управления персоналом.

Внедрены методы многоуровневого собеседования, коллегиального  изучения и оценки профессионального уровня кандидатов на замещение вакантных должностей. В рамках ротации кадров в течение 2011 года повышено в должности 10 работников краевых государственных архивов.

Продолжена работа по совершенствованию управления персоналом: обновлен кадровый резерв, ежемесячно проводились занятия по повышению квалификации в краевых государственных архивах. На семинарах и курсах повышения квалификации Всероссийского института документоведения и архивного дела прошло обучение 14 человек.

Принимаются меры по закреплению в архивах выпускников высших учебных заведений с профильным образованием. В рамках договора о сотрудничестве со Ставропольским государственным университетом на работу в краевые государственные архивы принято 9 выпускников. В целях подготовки высококвалифицированных специалистов на базе краевых государственных архивов проведена архивная практика студентов исторического факультета.

За личный вклад в развитие архивного дела в крае и успешное решение задач сохранения документальной памяти, пополнения информационных ресурсов и предоставления архивных услуг в отчетный период награждено 9 архивных работников, в том числе: Почетными грамотами Росархива - 2, Медалью «За доблестный труд III степени» - 1, Почетной грамотой Губернатора Ставропольского края – 1 и др. 

В целях распространения передового опыта архивной деятельности, совершенствования профессиональной компетентности и активизации личностного потенциала архивистов, популяризации архивного дела в Ставропольском крае приказом комитета от 28 октября 2011 года № 159 учрежден краевой конкурс «Лучший архивист Ставропольского края», проведение которого планируется с 2012 года.

Коллегией комитета 2 ноября 2011 года рассмотрено состояние работы архивных органов и учреждений края по реализации кадровой политики в 2010-2011 годах и определены приоритетные направления на 2012 год.

 

 

В целом архивными органами и учреждениями Ставропольского края в 2011 году обеспечено эффективное выполнение социально значимых функций по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда Ставропольского края; закреплены позитивные тенденции в развитии архивного дела в Ставропольском крае.

 

Требуется дальнейшее решение проблем и вопросов:

 

• укрепление и развитие материально-технической базы краевых государственных архивов:

запланировано на 2012 год проведение текущего ремонта зданий архивов, модернизация охранно-пожарной сигнализации в связи с истечением срока эксплуатации, а также в государственном архиве Ставропольского края - замена системы ливневой канализации;

требуется продолжить решение вопросов о проведении капитального ремонта и модернизации систем жизнеобеспечения в зданиях архивов, в том числе ремонту фасадов и замене витража;

 

• организационно-методическое руководство архивами организаций:

в связи с массовым внедрением электронного документооборота в Федеральное архивное агентство направлены предложения ускорить создание полноценной нормативной и методической базы работы с электронными документами, в том числе определение порядка описания, учета, хранения, использования электронных документов с учетом обеспечения защиты авторских прав, персональных, конфиденциальных и иных сведений;  

требуется продолжить работу с федеральными органами и организациями, в том числе по Северо-Кавказскому федеральному округу в соответствии с соглашениями о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства, при этом осуществить мероприятия по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации с учетом исключения дублетности документов, повторяемости информации и др.;  

 

• предоставление услуг в области архивного дела:

реализация в числе первых в Российской Федерации социально значимого инновационного архивного проекта «Web-архив государственного архива Ставропольского края» в целях расширения доступа пользователей сети Интернет к архивной информации и оказания услуг в электронной форме;

увеличение объемов работ по формированию Электронного архива Ставропольского края, в том числе для ввода в базу данных «Архивный фонд» информации о 100% заголовков дел, хранящихся в краевых государственных архивах, планируется привлечение федеральных средств в размере 1,0 млн. руб.